Você sabe emitir a Nota Fiscal Eletrônica e quais são os seus benefícios?

Uma das ferramentas mais importantes quando falamos em operações com mercadorias entre empresas certamente é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Criada em 2005, desenvolvida pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e pela Receita Federal, e com o processo de implantação da obrigatoriedade dela concluído em 2010, a NF-e substituiu os documentos em papel através de um sistema nacional de emissão eletrônica. 

Uma vez que é emitida e armazenada digitalmente, a NF-e aperfeiçoou o compartilhamento de informações entre os estados e a Receita, tanto sobre a circulação de mercadorias entre as unidades da Federação, quanto na prestação de serviços.

Justamente por ser uma ferramenta tão importante e de uso obrigatório, dúvidas sobre como instalar o software, como emitir e quais são os benefícios por trás dela são recorrentes.

Portanto, confira, a seguir, alguns esclarecimentos que podem ser úteis para o seu negócio:

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

As empresas que pretendem emitir a NF-e devem realizar credenciamento como emissoras de nota fiscal eletrônica na Secretaria da Fazenda do estado em que estão estabelecidas.

Ao emitir uma nota, será gerado um arquivo eletrônico (com todas as informações da operação), que deverá ser assinado digitalmente, para garantir a integridade dos dados informados.

O arquivo eletrônico, então, é enviado pela internet para a Secretaria da Fazenda, Finanças ou Tributação, do estado ao qual o emitente responde, que entrega ao contribuinte o protocolo de recebimento “Autorização de Uso”, e tem a responsabilidade de verificar a integridade do arquivo.

A Autorização de Uso, por sua vez, transforma o documento eletrônico no Documento Fiscal, ou seja, na Nota Fiscal Eletrônica, e sem ela a mercadoria não pode circular.

Acompanhamento

O trânsito da mercadoria pode ser feito através do DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Trata-se de uma via impressa que não substitui a NF-e, mas que serve como auxílio ao documento. Nele, consta uma chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e, com ela, o contribuinte pode verificar nos sites da Secretaria de Fazenda Estadual ou da Receita Federal se realmente existe uma NF-e que tenha tido seu uso autorizado.

A NF-e pode ser consultada no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Como instalar o software emissor da Nota Fiscal Eletrônica?

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, o contribuinte precisa ter em seu computador um software específico para isso. Nele, é gerado o arquivo da NF-e, e é possível acessar meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital do contribuinte (necessário para transmitir o documento à Secretaria da Fazenda Estadual relacionada).

O software ainda tem outras funções, como gerenciar ou cancelar as notas e imprimir o DANF-e, e funcionalidades como cadastro de clientes, produtos e transportadoras.

O download do software pode ser feito na página para instalação do programa.

Benefícios da NF-e

No caso do emissor da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, o contribuinte que vende, os principais benefícios obtidos com o documento são:

– menores custos de impressão, envio e armazenagem de documentos fiscais;

– obrigações acessórias mais simples; e

– incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.

O receptor da NF-e, o contribuinte comprador, tem as seguintes vantagens:

– eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;

– redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais; e

– incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores.

É válido destacar ainda que a sociedade como um todo também sente as melhorias conferidas pelo uso da NF-e, uma vez que é incentivado o uso de novas tecnologias, a padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas, o uso de papel é reduzido e o comércio eletrônico ganha fôlego.

Por fim, as administrações tributárias também ganham com a redução na sonegação, aumento de arrecadação e melhoria no processo de controle fiscal.

Fonte: IG